Was gilt es bei einer Warenannahme zu beachten? Wie läuft eine Warenannahme ab? Das und mehr klären wir in diesem Artikel!

Ablauf der Warenannahme und Checkliste

Ein LKW mit Waren fährt an eure Rampe im Wareneingang. Was müsst ihr als Staplerfahrer nun tun?

1. Lieferanschrift prüfen

Das allerwichtigste zuerst: Stimmt die Empfangsadresse überhaupt? Muss der Fahrer zu euch an eure Adresse, an eure Firma? Nichts ärgerlicheres wäre es doch, den kompletten LKW abzuladen, nur um am Ende festzustellen, dass die Ware gar nicht für euch bestimmt ist, sondern für das Unternehmen neben euch.

Lieferanschrift richtig? Gut, aber Tipp: Schaut auch, ob das Datum stimmt. Sollte der Fahrer zu spät kommen, wird das womöglich Konsequenzen mit sich ziehen, vorallem wenn die Ware in der Produktion gebraucht wurde und es sich um einen Fixtermin handelte.

Der Fahrer kam ein paar Tage zu früh? Naja, besser zu früh, als zu spät, oder? Nunja, falsch. In der Regel ist das Lieferdatum bewusst gewählt. Kommt jeder, wie er will, könnte es z.B. Kapizititätsüberlastungen in eurem Lager geben. Ihr habt also schlichtweg einfach keinen Platz mehr für die Paletten und die Ware.

Um euch Ärger, Zeit und Nerven zu sparen also: Unbedingt zuerst die Liefernaschrift prüfen! Einen Blick auf das Lieferdatum wäre auch sinnvoll.

2. Waren entladen

Habt ihr gewusst, dass rechtlich gesehen, die Entladepflicht beim Absender liegt (§ 412 HGB)? Richtig, im Grunde könnt ihr die Füße hochlegen und den LKW-Fahrer die Arbeit machen lassen. Oder?

So leicht ist es leider nicht. Fast immer wird in der Praxis zwischen dem Absender und dem Käufer Vereinbarungen getroffen, für die Entladung selbst zu sorgen, womit die Entladepflicht auf den Empfänger übergeht. In eurer Firma könnte das wieder anders geregelt werden, aber meistens sorgt die Firma, die die Ware empfängt dafür, dass auch entladen wird.

Grund dafür ist, dass der Absender nicht zu jedem Käufer einen extra Mitarbeiter zum Entladen mitschicken kann. Die Fahrer oder der Frachtführer haben nämlich keine Entladepflicht. Alles viel zu kompliziert geregelt. 😉

Ihr als Ablader, haftet also logischerweise auch für eventuelle Schäden, die beim Abladen entstehen. Das ist übrigens auch der Fall, wenn ihr stillschweigend hinnimmt, dass der LKW-Fahrer bereits ohne euch abladen angefangen hat (man kennt die Dauergestressten LKW-Fahrer) und der dann irgendeinen Schaden verursacht.

Ein wichtiger Merksatz in diesem Zusammenhang wäre: Schäden, die beim Abladen entstehen, sind keine Transportschäden!

Bei Spezialfällen wie Gefahrgut, fahrzeugeigener Entladegeräte wie Kranfördere usw., sollte vertraglich vereinbart werden, dass der Fahrer bzw. Frachtführer selbst die Entladung übernimmt.

3. Anzahl der Packstücke prüfen

Ein logischer Schritt:

Sobald alles abgeladen wurde (oder während dem abladen), wird die Anzahl der Paletten gezählt und mit den Angaben auf den Begleitpapieren verglichen.

Sollte die Zahl abweichen, ist dies schriftlich auf dem Begleitpapier (was z.B. ein Lieferschein sein kann) festzuhalten. Je nach Betrieblicher-Situation, sollte umgehend der Schichtführer verständigt werden, der Produktion Info gegeben werden und ggf. der Einkaufsabteilung um entsprechend zu reklamieren.

Merke: Eine spätere Reklamation ist nicht mehr möglich. Daher umgehend reklamieren.

4. Unversehrtheit der Packstücke überprüfen

Mindestens ebenso logisch ist Schritt 4:

Ihr kontrolliert die eingetroffene Ware nach eventuellen Schäden. Diese Schäden können von sehr offensichtlichen Transportschäden, zu versteckten oder minimalen Schäden reichen.

Falls die Ware während der Fahrt beschädigt wurde, handelt es sich rechtlich um einen Transportschaden.

Falls die Ware bereits defekt war, als der Fahrer bzw. Frachtführer die Ware bekommen hat, ist es rechtlich ein Sachschaden.

5. Mehrwegverpackungen prüfen

Selbstverständlich wird nicht nur die Ware während der Warenannahme an sich auf Schäden kontrolliert, sondern auch die entsprechende Mehrwegverpackung (in den meisten Fällen die EUR-Palette).

Das ist wichtig, da Mehrwegverpackungen einen Wert an sich bieten und, wie der Name schon sagt, mehrmals benutzt werden. Sollte die Palette Schäden aufweisen, ist sie womöglich nicht mehr brauchbar zum tauschen oder zur Eigenweiterverarbeitung geeignet, z.B. falls es bestimmte Kunden wünschen, nur mit makellosen Paletten beliefert zu werden, droht ansonsten eine Retour, sollte sich diese kaputte Palette darunter befinden.

Ob Paletten tauschfähig sind, ist klar definiert. Laut EPAL sind die Tauschkriterien folgende:

  • die Palette nicht von einem lizenzierten Betrieb nach EPAL-Kriterien hergestellt wurde und somit oft,
  • die EPAL- oder andere Markierungen auf den Klötzen fehlen,
  • ein Brett fehlt,
  • Bretter so beschädigt sind, dass mehrere Nagelschäfte sichtbar sind,
  • ein Klotz fehlt oder so beschädigt ist, dass mehr als ein Nagelschaft sichtbar ist,
  • der Allgemeinzustand sehr schlecht ist (morsch, verschmutzt).
  • die Tragfähigkeit nicht mehr gewährleistet ist
  • Ladegüter verunreinigt werden, da die Palette so sehr verschmutz ist
  • Starke Absplitterungen vorhanden sind
  • Unzulässige Bauteile wurden verwendet, wie zu dünne Bretter oder zu schmale Klötze

Bei EUR-Gitterboxpaletten wären Beschädigungen etwa:

  • Verbogene Bodenrahmen
  • Fehlende Kennzeichen
  • Beschädigte Rundstahlgitter
  • Verformungen
  • Lässt sich nicht mehr (richtig) öffnen oder schließen
  • Allgemeinzustand, z.B. stark verrostet oder verschmutzt

6. Festgestellte Transportschäden dokumentieren

Sollten bis zu diesem Punkt nun Schäden festgestellt worden sein, die offenbar während der Fahrt passiert sind (Transportschäden eben), sind diese auf dem Lieferschein zu vermerken und vom Lieferanten unterschrieben zu lassen.

Wenn ihr es ganz genau nehmen wollt (oder müsst), dann könnt ihr zur Sicherheit auch folgende Maßnahmen in die Wege leiten:

  • Ihr macht Fotos oder gar Skizzen
  • Achtung Fachbegriff: Ihr macht eine sogenannte Tatbestandsaufnahme (klingt wie aus einem Krimi)
  • Ihr zieht Zeugen heran (schon wieder: wie in einem Krimi)
  • Ihr macht eine Reklamationsmeldung
  • oder einen Transportschadenbericht

Selbstverständlich können die festgestellten Schäden auch so gravierend sein, dass ihr die Annahme schlicht verweigern werdet. Das passiert dann im besten Fall schon bevor ihr in Schritt 2. die komplette Ware entladet. Auch möglich ist es, nur die betroffenen Paletten und Ware zurückzuschicken. Gerade sinnvoll, wenn die eingetroffene Ware schnell zur Weiterverarbeitung gebraucht wird.

BWL-Grundwissen:

Offene (sofort erkennbare) Mängel müssen sofort reklamiert werden. Einen solchen Mangel seht ihr direkt, sonst wäre er nicht offen.

Versteckte (nicht sofort erkennbare) Mängel müssen sofort nach Bekanntwerden, aber innerhalb von sieben Tagen nach der Lieferung, reklamiert werden.

Ich weiß nicht, wie es bei euch in der Firma ist, aber in der Regel stellt man kaputte Ware (solltet ihr sie doch angenommen haben oder den Mangel nicht sofort erkannt haben) getrennt von der „guten Ware“. Oft heißt dieses Eck, oder dieser Ort dann kreativerweise „Sperrlager“. Betroffene Paletten werden idealerweise mit einem Sperrzettel versehen, ggf. mit Datum, Grund, Kunde etc.

7. Mehrwegverpackungen tauschen

Bevor der gute Mann nun endlich von dannen ziehen kann, will er noch seine Paletten getauscht bekommen, sonst verschenkt er Paletten auf den Nacken seiner Firma. Das kommt nicht gut. Chef sagt nein.

Im Grunde ist es nicht nur die EUR-Palette, die getauscht werden kann, sondern alle Paletten aus dem Euro-Pool-System. Darunter fällt neben der weltweitbekannten und geliebten EUR-Paletten, die EUR-Gitterboxpaletten, Chep-Paletten oder Klappsteigen.

Sehr wahrscheinlich möchte der Fahrer aber keine Klappsteigen, sondern genau so viele EUR-Paletten, wie ihr auch abgeladen habt, idealerweise gebt ihr ihm auch keine kaputten oder verschimmelten mit. Chef sagt wieder nein.

Um den Tausch zu quittieren nutzt ihr eigens dafür vorgesehene Palettenscheine oder Euro-Pool-Scheine. In der Praxis nutzt man aber oft auch einfach den Lieferschein, oder eben das entsprechenden Warenbegleitpapier.

8. Warenannahme quittieren

Last, but not least quittiert ihr nach dem tauschen der Paletten, ebenso die erfolgreiche Lieferung an sich (sonst sagt Chef wieder nein). Damit bestätigt ihr den Empfang (Empfangsbestätigung). In der Regel reicht eine Unterschrift auf dem Lieferschein oder einem Scanner-Display (wie bei der Post).

Falls es einen Firmenstempel gibt, besteht der Fahrer oft noch darauf, auch diesen zu nutzen, da eine Unterschrift auch leicht fälschbar sein kann. Das ist aber nicht zwingend nötig. Nur ein Frachtbrief muss gestempelt werden. Datum und Uhrzeit sollte ggf. auch nicht fehlen.

9. Abteilungen über festgestellte Transportschäden informieren

Merke:
Bis Punkt 8. muss der Zusteller während der kompletten Warenannahme bei euch bleiben, erst nachdem er Weg ist, kümmert ihr euch ggf. darum die Paletten an den richtigen Platz zu bringen, falls ihr sie vorübergehend woanders hingestellt habt, um schnell abzuladen.

Viel wichtiger wäre es aber nun, euren Schichtführer oder Vorgesetzen Bescheid zu sagen. Eventuell machen die das für euch, ansonsten ist es auch eure Pflicht der Produktion und dem Einkauf Bescheid zu geben, damit diese weitere Maßnahmen treffen können.

Damit kennt ihr nun den gängigen Ablauf einer Warenannahme und könnte diese selber in der Praxis oder bei euer Prüfung abfragen. 🙂

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